Hoe migreren van Microsoft Outlook naar Gmail / Google Workspace: e-mail, agenda's, contacten en meer…
De overstap van Microsoft Outlook naar Gmail binnen Google Workspace kan een belangrijke stap zijn voor organisaties die hun productiviteit willen verbeteren met de krachtige tools van Google. Dit proces vereist enige planning en organisatie, maar met de juiste aanpak kun je je e-mail, agenda's, contacten en andere gegevens effectief migreren. In dit blog leggen we uit hoe je dit proces kunt uitvoeren en wat je moet doen om een soepele overgang te garanderen.
Voordat je begint: zorg voor e-mail doorsturen
Voordat je daadwerkelijk begint met het migreren van je gegevens, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je organisatie tijdens de migratie geen belangrijke e-mails misloopt. Om dit te bereiken, vraagt je je gebruikers om e-maildoorsturing in te stellen in Microsoft Outlook. Dit zorgt ervoor dat alle e-mails die naar je oude Outlook-accounts worden gestuurd, automatisch naar je nieuwe Gmail-accounts in Google Workspace worden doorgestuurd.
Ga naar de Microsoft-documentatie voor meer gedetailleerde instructies over hoe je e-mail doorsturen instelt in Outlook.
Stap 1: E-mail uit andere accounts bekijken in Gmail
Een van de eerste stappen om de overgang naar Gmail te vergemakkelijken, is om Outlook e-mail te integreren in je nieuwe Gmail-omgeving. Dit kan gedaan worden door de functie E-mail uit andere accounts bekijken in Gmail in te schakelen. Hierdoor kunnen je nieuwe Gmail-accounts nieuwe berichten uit je oude Outlook-accounts ontvangen, terwijl de migratie nog aan de gang is.
Volg deze stappen om Outlook e-mail in Gmail te importeren:
Log in op je nieuwe Gmail-account.
Klik op het Instellingen-icoon (tandwiel) rechtsboven en selecteer Alle instellingen bekijken.
Ga naar het tabblad Accounts en Import.
Onder E-mail uit andere accounts bekijken, klik op Een e-mailaccount toevoegen.
Vul het Outlook-e-mailadres in dat je wilt importeren en klik op Volgende.
Voer je Outlook-inloggegevens in en kies de gewenste opties voor het ophalen van je e-mail.
Klik op Account toevoegen en volg de instructies.
Gmail haalt nu automatisch e-mailberichten op van je oude Outlook-account en laat ze in je nieuwe Gmail-inbox verschijnen. Zo blijven je berichten na de overstap zonder onderbrekingen binnenkomen.
Stap 2: Gegevens migreren van Outlook naar Google Workspace
Nadat je e-mail succesvol is ingesteld om door te sturen en Outlook-berichten in Gmail binnenkomen, kun je beginnen met het migreren van je overige gegevens zoals contacten, agenda-afspraken en andere documenten. Er zijn verschillende migratie-opties die je kunt overwegen, afhankelijk van je specifieke behoeften.
1. E-mail Migreren
Je kunt ervoor kiezen om je Outlook-e-mail naar Gmail te migreren met behulp van de ingebouwde tools in Google Workspace, zoals de Google Workspace Migration for Microsoft Outlook tool. Deze tool stelt je in staat om je oude e-mailberichten van Outlook naar je Gmail-account te verplaatsen zonder dat je ze handmatig hoeft te downloaden of over te zetten.
De Google Workspace Migration for Microsoft Outlook tool kan de volgende gegevens migreren:
E-mailberichten
Agenda-afspraken
Contactpersonen
2. Contacten Migreren
Voor het migreren van je contacten kun je de Google Contacts Importer gebruiken. Je kunt eenvoudig je contacten uit Outlook exporteren naar een bestand (zoals een CSV-bestand) en deze vervolgens importeren in Google Contacts. Dit zorgt ervoor dat je al je contacten binnen Gmail beschikbaar hebt voor gebruik in je nieuwe Google Workspace-omgeving.
3. Agenda Migreren
Je kunt ook je oude Outlook-agenda's migreren naar Google Calendar. Dit kan gedaan worden door je Outlook-agenda te exporteren en deze vervolgens te importeren in Google Calendar. De stappen zijn als volgt:
Exporteer je agenda vanuit Outlook naar een .ics-bestand.
Open Google Calendar.
Klik op het tandwiel-icoon en selecteer Instellingen.
Onder het tabblad Agenda's klik je op Agenda toevoegen en kies je Importeren.
Selecteer het geëxporteerde .ics-bestand en klik op Toevoegen.
Hiermee worden je oude afspraken en gebeurtenissen automatisch toegevoegd aan je nieuwe Google Calendar.
4. Bestanden en Documenten Migreren
Voor het migreren van documenten en bestanden uit Outlook kun je de Google Drive Migratie-tools gebruiken om je oude documenten van OneDrive of lokale mappen naar Google Drive te verplaatsen. Eenmaal in Google Drive kun je eenvoudig toegang krijgen tot deze documenten via Google Docs, Sheets en andere Google Workspace-apps.
Stap 3: Test de migratie
Nadat je alle gegevens hebt gemigreerd, is het belangrijk om te testen of alles correct werkt. Controleer of je e-mail, contacten, agenda-afspraken en documenten allemaal goed zijn overgezet naar je nieuwe Gmail-omgeving in Google Workspace.
Vraag je gebruikers om hun nieuwe Gmail-accounts te controleren, de oude e-mails te bekijken, nieuwe berichten te ontvangen en hun agenda's bij te werken.
Stap 4: Maak de overgang volledig
Zodra de migratie is voltooid en je gebruikers bevestigen dat ze toegang hebben tot al hun gegevens, kun je de oude Outlook-accounts definitief afsluiten en overgaan naar een volledig Google Workspace-omgeving. Vergeet niet om de e-maildoorsturing in Outlook uit te schakelen en de nieuwe Gmail-accounts volledig in te stellen voor je organisatie.
Importopties
Google Workspace biedt verschillende migratie-opties voor organisaties van verschillende groottes. Of je nu een klein bedrijf bent of een grotere organisatie hebt, Google biedt oplossingen die kunnen helpen om de overstap zo efficiënt mogelijk te maken. Hier zijn enkele migratie-opties:
Google Workspace Migration for Microsoft Outlook – De belangrijkste tool voor het migreren van e-mail, agenda's en contacten.
Google Workspace Admin Console – Hiermee kun je grote hoeveelheden gegevens migreren voor de hele organisatie, waaronder e-mail, contacten en agenda's.
G Suite Migration for Microsoft Exchange – Speciaal voor bedrijven die gebruikmaken van Microsoft Exchange.
Conclusie
De migratie van Microsoft Outlook naar Gmail binnen Google Workspace is een proces dat zorgvuldig moet worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat je organisatie geen gegevens verliest en zonder onderbrekingen door kan blijven werken. Door het doorsturen van e-mail in te stellen, Outlook-berichten in Gmail te ontvangen, en de juiste migratietools te gebruiken voor je e-mail, contacten en agenda's, kun je de overgang soepel laten verlopen.
Of je nu een klein team hebt of een grote organisatie, Google Workspace biedt de tools en ondersteuning die je nodig hebt om succesvol over te stappen van Outlook naar Gmail en de rest van de Google-producten te benutten voor je dagelijkse werk.
